By Світлана Князєва 
Станом на жовтень 2026 року п’ятирічний перехідний період, встановлений Законом України №1217-IX, уже завершився. Офіційна дата — 10 червня 2026 року — минула, проте Пенсійний фонд України продовжує приймати сканкопії паперових трудових книжок через портал електронних послуг. Страховий стаж при цьому не зникає, але відсутність електронних даних змінює порядок підтвердження періодів роботи до 2004 року.
Паперова трудова книжка залишається чинним документом і може використовуватися під час призначення пенсії. Після завершення перехідного періоду її зазвичай видають працівнику на зберігання, а основний облік трудової діяльності ведеться в електронному Реєстрі застрахованих осіб. Для багатьох людей це створює конкретні практичні ризики, особливо якщо книжка зберігається недбало або містить записи за періоди, яких немає в системі автоматично.
Розуміння реальних наслідків допомагає уникнути зайвих складнощів пізніше — під час оформлення пенсії, розрахунку окремих виплат чи підтвердження стажу в інших ситуаціях.
Чому питання лишається актуальним після 10 червня 2026 року
Закон №1217-IX визначив п’ять років на внесення відсутніх відомостей про трудову діяльність до Реєстру застрахованих осіб. Цей строк сплив 10 червня 2026 року. Проте органи Пенсійного фонду України неодноразово повідомляли, що прийом сканкопій триває і після цієї дати. Жодних штрафів чи санкцій для працівників або роботодавців за неподання документів у встановлений термін законодавством не передбачено.
У Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14257, який пропонує продовжити строк оцифрування на період дії воєнного стану та ще три роки після його завершення. Станом на жовтень 2026 року цей документ не став законом, тому формально перехідний період завершився. На практиці ж можливість подати дані зберігається, і ПФУ обробляє звернення в звичайному порядку.
Для людини, яка працювала до 1 січня 2004 року, ситуація виглядає так: дані після цієї дати вже надходять до реєстру зі звітів роботодавців. Періоди раніше потребують підтвердження паперовими документами. Якщо їх не оцифрувати заздалегідь, при зверненні за пенсією доведеться особисто надавати оригінал трудової книжки для перевірки.
Що відбувається зі страховим стажем, якщо книжку не оцифрували
Страховий стаж не анулюється. Пенсійний фонд України прямо вказує, що відсутність електронної копії не призводить до втрати набутих прав. Періоди роботи після 1 січня 2004 року обліковуються автоматично на підставі сплачених внесків. До 2004 року стаж підтверджується записами в паперовій трудовій книжці, наказами, довідками та іншими документами.
Різниця полягає в процедурі. За наявності оцифрованих даних система може швидше обробити інформацію і, в окремих випадках, призначити пенсію за віком в автоматичному режимі без особистого візиту. Без електронної копії розгляд триває довше: працівники фонду перевіряють паперовий оригінал, зіставляють записи і за потреби запитують додаткові документи.
Якщо паперова книжка заповнена коректно, право на пенсію зберігається. Затримка стосується саме часу оформлення, а не самого факту призначення виплат. Для тих, хто вже отримує пенсію, повторно подавати трудову зазвичай не потрібно — дані враховані під час первинного призначення.
Головний ризик — втрата або пошкодження паперового документа
Найсуттєвіша проблема виникає, коли паперова трудова книжка губиться, знищується або стає непридатною для читання після того, як дані з неї не потрапили до реєстру. У такому випадку підтвердження стажу до 2004 року вимагає звернення до архівів підприємств, пошуку наказів про прийняття та звільнення або, в окремих ситуаціях, судового встановлення факту.
Багато хто стикається з ситуацією, коли підприємство давно ліквідоване, а архівні фонди неповні або недоступні через бойові дії чи переміщення організацій. Тоді процес затягується на місяці. Електронна копія, подана вчасно, зберігається в державній системі і не залежить від фізичного стану паперового примірника.
З практики кадрових і пенсійних питань відомо, що найчастіше проблеми виникають у людей, які змінювали місце роботи кілька разів до 2004 року і не зберегли додаткові довідки. Один пошкоджений запис або відсутня печатка можуть вимагати окремого підтвердження.
Кому оцифрування дає найбільшу користь
Найбільше сенсу оцифровувати трудову мають ті, хто працював до 1 січня 2004 року і планує звертатися за пенсією в найближчі роки. Для них електронні дані спрощують розрахунок загального стажу і зменшують ризик затримки.
Працівникам, які почали трудову діяльність після 2004 року, подавати скани паперової книжки зазвичай не потрібно — їхні періоди вже відображені в реєстрі. Виняток — якщо є прогалини в звітах роботодавця або потрібно підтвердити окремі нестрахові періоди (наприклад, догляд за дитиною, навчання чи службу).
Також корисно перевірити електронну трудову тим, хто хоче контролювати правильність відображення місць роботи та сплати внесків. Через особистий кабінет на порталі ПФУ можна бачити актуальні дані і, за потреби, ініціювати уточнення. Для людей за кордоном чи на тимчасово окупованих територіях електронна версія часто зручніша, ніж транспортування паперового документа.
Як самостійно оцифрувати трудову книжку через портал ПФУ
Подати документи можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua). Для цього потрібен кваліфікований електронний підпис, Дія.Підпис або інший доступний спосіб авторизації.
- Підготуйте кольорові скани або якісні фото всіх заповнених сторінок (титульна, відомості про роботу, нагородження, заохочення, вкладиші). Рекомендована роздільна здатність — близько 300 dpi. Формат — JPG або PDF, розмір кожного файлу — до 1 МБ.
- Авторизуйтеся в особистому кабінеті.
- Перейдіть до розділу «Комунікації з ПФУ» і оберіть «Відомості про трудові відносини».
- Перевірте персональні дані, надайте згоду на обробку і завантажте файли в хронологічному порядку.
- За потреби додайте інші підтвердні документи (дипломи, військовий квиток, свідоцтва, архівні довідки).
- Підпишіть звернення електронним підписом і надішліть.
Роботодавець також може подати скани через кабінет страхувальника, якщо трудова зберігалася на підприємстві. Після успішної обробки дані з’являються в електронній трудовій книжці. Терміни розгляду залежать від завантаженості фонду і якості поданих файлів.
Поширені помилки при поданні сканів
Неякісне зображення — найчастіша причина відхилення або затримки. Якщо не видно дат, номерів наказів, печаток або підписів, ПФУ може запросити повторне подання або додаткові документи. Варто фотографувати при рівному освітленні без відблисків і перевіряти читабельність кожного запису перед завантаженням.
Інша типова проблема — неповний комплект сторінок. Потрібно сканувати всі заповнені аркуші, включно з титульним і вкладишами. Пропуск навіть одного запису створює прогалину, яку пізніше доведеться пояснювати окремо.
Помилки в персональних даних (зміна прізвища без підтвердних документів, розбіжності в написанні імені) також ускладнюють процес. Якщо прізвище змінювалося, варто одразу додати копію свідоцтва про шлюб чи інші документи. У реальних кейсах часто затягують саме такі технічні моменти, а не відсутність самого стажу.
Порівняння паперової та електронної трудової після перехідного періоду
| Аспект | Паперова трудова книжка | Електронна трудова книжка |
|---|---|---|
| Основне призначення після 10.06.2026 | Документ для підтвердження стажу до 2004 року, зберігається у працівника | Основний облік трудової діяльності та страхового стажу в реєстрі |
| Ризик втрати даних | Високий при пошкодженні, втраті чи знищенні | Низький, дані зберігаються в державній системі |
| Підтвердження при призначенні пенсії | Потрібно надавати оригінал особисто | Дані вже в системі, можлива швидша обробка |
| Нові записи про роботу | Не ведуться як основний документ | Вносяться автоматично зі звітів роботодавця |
| Контроль працівником | Обмежений, залежить від наявності книжки | Доступ через кабінет ПФУ в будь-який час |
Дані на основі роз’яснень Пенсійного фонду України та положень Закону №1217-IX.
Коли варто звернутися до фахівця або в сервісний центр
Самостійне подання через портал підходить більшості людей із читабельними записами. Звертатися до сервісного центру ПФУ або кадрового спеціаліста доцільно, якщо:
- записи в книжці мають виправлення, нечіткі печатки або пропуски;
- підприємства, де працювали, ліквідовані, і немає додаткових документів;
- потрібно підтвердити нестрахові періоди (догляд за дитиною до 3 років, навчання, служба);
- в електронній трудовій уже відображаються невідповідності, які не вдається виправити самостійно.
У таких випадках попередня консультація допомагає зібрати правильний пакет документів і уникнути повторних звернень. Якщо стаж до 2004 року значний і від нього залежить розмір майбутньої пенсії, краще не відкладати перевірку даних.
Як це впливає на пенсію та інші виплати найближчими роками
Основний ефект стосується швидкості й зручності. Наявність повних електронних даних збільшує шанси на автоматичне призначення пенсії за віком, коли людина досягає відповідного віку. Без них процес залишається більш «паперовим» і може вимагати особистого візиту з оригіналом книжки.
Для окремих виплат, зокрема лікарняних, неповнота даних у системі іноді призводить до необхідності додаткового уточнення розміру середньої заробітної плати. Це не скасовує право на виплату, але може збільшити час розгляду. Після повного переходу на електронний облік такі ситуації мають стати рідшими.
Зберігати паперову трудову книжку варто навіть після оцифрування. Вона залишається додатковим доказом і може знадобитися в нестандартних випадках. Електронна версія при цьому виконує роль надійного дубліката, захищеного від фізичних ризиків.
Оцифрування не є обов’язковою умовою збереження стажу, але суттєво знижує ймовірність бюрократичних ускладнень у майбутньому. Для тих, хто має значний стаж до 2004 року, це практичний крок, який можна зробити самостійно через портал ПФУ в будь-який зручний момент.