Кто оплачивает медосмотр работников в 2026 году

Обязательный медицинский осмотр работника в Украине оплачивает работодатель — и предварительный при приеме на работу, и периодический в течение трудовой деятельности, и внеочередной в предусмотренных законом случаях. Это не «добровольная забота о коллективе», а прямая обязанность по статье 169 Кодекса законов о труде и статье 17 Закона Украины «Об охране труда».

Работник не должен из своего кармана оплачивать обязательный осмотр, а работодатель не вправе перекладывать эту затрату «по договоренности». Исключения узкие: бланк личной медицинской книжки, самозанятое лицо без наемных работников и добровольные чек-апы, которые закон не требует. Ниже — как эти правила работают в 2026 году после приказа МЗ № 1393, какие налоговые последствия возникают и где компании чаще всего ошибаются.

Два разных осмотра — и два разных счета

Прежде чем искать, кто именно платит, стоит развести два режима, которые в быту называют одним словом «медосмотр». От этого зависит и договор с клиникой, и налоговая квалификация расхода, и то, имеет ли право инспектор задавать вопросы уже на входе в цех или кухню.

Первый режим — трудовой обязательный медицинский осмотр (ОМО) работников определенных категорий. Его проходят занятые на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями труда, на работах, где требуется профессиональный отбор, а также лица в возрасте до 21 года — ежегодно. С 18 ноября 2025 года процедуру определяет Порядок, утвержденный приказом МЗ от 08.09.2025 № 1393. Пункт 6 раздела I этого Порядка прямо фиксирует: предварительный, периодический и внеочередной осмотры работники проходят за счет работодателя.

Второй режим — профилактический (санитарный) осмотр для профессий, связанных с обслуживанием населения: питание, торговля продовольствием, образование, коммунальные услуги, часть медицинских и фармацевтических должностей. Его регулируют Закон Украины «О защите населения от инфекционных болезней», статья 45 Закона «О системе общественного здоровья» и постановление Кабинета Министров Украины от 23.05.2001 № 559. Здесь тоже действует правило: обязательные предварительные и периодические профилактические осмотры финансирует работодатель.

На практике один и тот же человек может попадать в оба контура. Водитель пищевого производства — это и вредные факторы, и контакт с продукцией. Тогда работодатель оплачивает полный пакет, а не «половину по закону об охране труда».

Что именно закон кладет на счет предприятия

Формулировка статьи 17 Закона «Об охране труда» не оставляет пространства для творчества. Работодатель обязан за свои средства обеспечить финансирование и организовать предварительный осмотр при приеме на работу и периодические осмотры в течение деятельности. По результатам периодических осмотров он еще и организует оздоровительные мероприятия, если комиссия их рекомендовала.

Отдельно закон требует оплатить внеочередной осмотр: по заявлению работника, если тот связывает ухудшение здоровья с условиями труда; по инициативе самого работодателя, если состояние здоровья не позволяет выполнять обязанности; а также в случаях, которые предусматривает Порядок № 1393. В этот пакет входят расходы на углубленное обследование при подозрении на профессиональное или производственно обусловленное заболевание, медицинскую реабилитацию и диспансеризацию групп риска.

На время прохождения обязательного осмотра за работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Это не «бонус хорошего руководителя», а гарантия статьи 17 Закона «Об охране труда» и статьи 123 КЗоТ.

Есть нюанс, который иногда цитируют бухгалтеры из материалов 2023–2024 годов. Часть 2 статьи 45 Закона «О системе общественного здоровья» отдельно называет оплату именно периодических осмотров. Из этого иногда делали вывод, будто предварительный осмотр кандидата работодатель может не финансировать. Для трудового ОМО этот вывод противоречит статье 17 Закона «Об охране труда» и Порядку № 1393. Для профилактических осмотров постановление № 559 и статья 21 Закона «О защите населения от инфекционных болезней» также возлагают оплату на работодателя. Безопасная позиция 2026 года однозначна: обязательный осмотр, который закон требует для допуска к работе, предприятие оплачивает само.

Когда платит не работодатель

Исключений мало, но именно они порождают большинство бытовых споров на кадровом столе.

• Бланк личной медицинской книжки. По постановлению № 559 стоимость бланка возмещает работник учреждения здравоохранения во время предварительного профилактического осмотра или покупает новый бланк самостоятельно, если старый утерян или испорчен. Осмотр оплачивает работодатель, бумага — работник.
• Самозанятое лицо без наемных работников. Гражданин, который работает индивидуально, проходит профилактический осмотр и получает книжку за собственные средства.
• Добровольный чек-ап «для всех офисных». Если должность не входит ни в категории Порядка № 1393, ни в перечень профессий постановления № 559, а компания все равно отправляет людей на расширенное обследование, это уже не обязательный осмотр. Счет можно взять на себя, но налоговые последствия будут другие.
• Отказ или уклонение работника. Здесь речь не об оплате клиники, а о зарплате: работодатель обязан отстранить такое лицо без сохранения заработной платы и имеет право применить дисциплинарное взыскание.

Физическое лицо-предприниматель, который нанимает людей, в этом смысле ничем не отличается от общества с ограниченной ответственностью. Обязанность финансировать обязательные осмотры лежит и на ФЛП. Другое дело — сам предприниматель как самозанятый: для собственного допуска к отдельным видам деятельности он часто платит самостоятельно.

Как провести оплату, чтобы не получить налоговый сюрприз

Правильная модель проста: работодатель заключает договор с учреждением здравоохранения, которое имеет право проводить соответствующий вид осмотра, и перечисляет средства непосредственно клинике. Работник получает направление, проходит комиссию, предприятие забирает заключение. Деньги через кассу работника в этой схеме не ходят.

Для обязательного осмотра, который требует закон, стоимость услуги, оплаченная работодателем учреждению, как правило, не становится налогооблагаемым доходом работника. Услуги учреждений здравоохранения по обязательному медосмотру при оплате предприятием освобождены от НДС по подпункту 197.1.5 Налогового кодекса. Расход предприятия учитывается как мероприятие по охране труда, а не как фонд оплаты труда, поэтому ЕСВ на него не начисляют.

Другая картина — если осмотр не обязательный или работодатель компенсирует работнику уже оплаченный им чек. Налоговая практика квалифицирует такую компенсацию как дополнительное благо: НДФЛ с натуральным коэффициентом и военный сбор, отражение в 4ДФ с соответствующим признаком дохода. ЕСВ опять же не возникает, потому что это не зарплата, но «чистая» компенсация для работника вдруг становится меньше, чем он ожидал.

Источники данных таблицы: Кодекс законов о труде, Закон Украины «Об охране труда», Порядок МЗ № 1393, постановление КМУ № 559, Налоговый кодекс Украины.

Распространенные ошибки, из-за которых компании проигрывают проверки

Большинство штрафов за медосмотры рождаются не из «недостатка денег», а из ложной экономии на процедуре. Ниже — типичные решения, которые выглядят логичными в кабинете и опасными в акте Госинспекции труда.

• «Пусть кандидат принесет справку за свои деньги, потом возместим». Закон требует организовать осмотр, а не компенсировать квитанцию. Для кандидата до момента приема на работу трудовых отношений еще нет, поэтому компенсация легко превращается в налогооблагаемый доход. Безопаснее сначала оформить трудовой договор, выдать направление и оплатить клинику напрямую — или четко прописать предварительный осмотр в договоре с медучреждением как условие допуска.
• «Офис не вредный, поэтому никто никому ничего не должен». Вредность определяют не ощущениями руководителя, а результатами исследований условий труда и перечнем категорий, который до 1 декабря согласовывают с врачом по гигиене труда территориального органа Госинспекции труда. Без этого перечня компания или осматривает «всех подряд», или пропускает тех, кого закон считает обязательными.
• «Работник сам выбрал клинику дешевле». Для ОМО по Порядку № 1393 работодатель заключает договор с поставщиком, у которого работает комиссия во главе с врачом-профпатологом. Самостоятельно собранная папка анализов не заменяет комиссионное заключение.
• «Медкнижку тоже купим за счет фирмы и проведем как осмотр». Бланк — отдельная история. Его может оплатить компания из доброй воли, но это уже не обязательная норма постановления № 559.
• «Не прошел — пусть работает до пятницы, смену некому закрывать». Допуск без осмотра — отдельное нарушение. В 2026 году финансовая санкция за другие нарушения законодательства о труде составляет 1 минимальную зарплату за каждый случай, то есть 8647 грн, а за повтор в течение года — 2 минимальные, 17 294 грн. Должностному лицу дополнительно грозит административный штраф по части 5 статьи 41 КУоАП.

В период военного положения есть важный предохранитель: если работодатель полностью и в срок выполнил предписание Госинспекции труда об устранении нарушения, финансовые санкции статьи 265 КЗоТ могут не применяться. Это не разрешение игнорировать осмотры, а лишь смягчение на этапе реагирования на проверку.

Мини-кейс: когда «сэкономили» на кандидате

В нашей практике мы сталкивались со случаем, когда небольшое производство пищевых полуфабрикатов просило поваров приходить уже «с книжкой». Люди платили в частной лаборатории 1 800–2 400 грн, приносили квитанцию, бухгалтерия «возвращала» сумму вместе с первой зарплатой. Через полгода во время проверки выяснилось: часть заключений оформлена не той комиссией, бланки книжек куплены, а направлений предприятия не существовало. Компенсации пришлось объяснять как дополнительное благо, нескольких работников отстранили, а стоимость повторного комиссионного осмотра легла на компанию второй раз.

Дешевле вышло бы сразу заключить годовой договор с лицензированным учреждением, утвердить график и не смешивать трудовой ОМО с «справкой для себя».

Если работник уже заплатил сам

Такое случается постоянно: срочный выход в смену, вакансия «на вчера», человек сам записался в ближайшую поликлинику. Полностью игнорировать квитанцию несправедливо. Правильно разложить это на три шага.

1. Проверить, был ли осмотр вообще обязательным и соответствует ли документ требованиям Порядка № 1393 или постановления № 559. Справка терапевта «здоров» для вредных условий не работает.
2. Если документ пригоден, оформить внутренний акт и решение о возмещении. Бухгалтерия должна заранее оценить, не возникнет ли дополнительное благо. Часто чище повторно провести человека уже по договору предприятия, а квитанцию работника оставить как подтверждение инициативы, а не как основание выплаты.
3. Если документ не пригоден — не допускать к работе, выдать направление, оплатить правильный осмотр и сохранить средний заработок на время прохождения.

По моему опыту сопровождения таких ситуаций в течение последнего цикла проверок, инспектора интересует не «кто первым вытащил карточку», а есть ли договор, согласованный перечень категорий, направление, график и допуск только после заключения комиссии.

Когда можно справиться своими силами, а когда нужен специалист

Кадровик и бухгалтер малого предприятия самостоятельно закроют типичный цикл: согласование перечня с Госинспекцией труда до 1 декабря, договор с клиникой, приказ, график, сохранение среднего заработка, отстранение уклоняющихся. Юриста или консультанта по охране труда стоит подключать, когда появляются совмещенные режимы (ОМО + профилактический осмотр + психиатрический или наркологический осмотр), отказ медкомиссии с рекомендацией перевода, подозрение на профессиональное заболевание, или когда налоговая уже квалифицировала компенсацию как дополнительное благо. Самодеятельность в этих узлах стоит дороже часа консультации.

Чек-лист перед тем, как подписать договор с клиникой

Короткий список, которым удобно пройтись перед оплатой счета — и кадровому новичку, и опытному руководителю службы охраны труда.

1. Категории работников определены по фактическим условиям труда, а не «на глаз», и перечень на следующий год подан / согласован с территориальным органом Госинспекции труда.
2. Есть поименный список и приказ об организации осмотра с датами.
3. Учреждение имеет комиссию, которую возглавляет врач-профпатолог по основному месту работы, если речь идет об ОМО по Порядку № 1393.
4. Договор предусматривает оплату предприятием, а не сбор наличных с работников на ресепшене.
5. В локальном акте зафиксировано сохранение среднего заработка и запрет допуска без заключения.
6. Отдельно решен вопрос бланка медицинской книжки — чтобы его стоимость не «потерялась» в акте выполненных работ как часть осмотра.
7. Бухгалтерия понимает разницу между обязательным осмотром и добровольным чек-апом.
8. Предусмотрен алгоритм отстранения тех, кто не явился без уважительной причины.

Если хотя бы один пункт «нет», счет можно оплатить, но защита во время проверки будет дырявой. Оплата без организации — половина обязанности.

Вопросы, которые чаще всего задают работники и бухгалтеры

Может ли работодатель в трудовом договоре прописать, что медосмотр оплачивает работник? Нет. Норма закона императивна. Условие договора, которое ухудшает положение работника по сравнению с законодательством, не действует.

Оплачивают ли осмотр совместителю? Да, если его работа на этом месте подпадает под обязательные категории. Каждое рабочее место оценивают отдельно. справка с основного места не всегда закрывает вредные факторы совместительства.

Что с водителями? Медосмотр для допуска к управлению и трудовой ОМО — разные контуры, но оба в рамках трудовых отношений финансирует работодатель, если водитель — наемный работник. Предрейсовый осмотр — еще одна отдельная обязанность предприятия, его также не перекладывают на водителя.

Нужен ли осмотр дистанционному бухгалтеру в домашнем кабинете? Сама по себе дистанционная работа не создает обязанности трудового ОМО. Обязанность появляется, когда есть вредные или опасные факторы, профессиональный отбор, возраст до 21 года или работа с обслуживанием населения по перечню.

Можно ли не проводить осмотры во время военного положения? Нет. Госинспекция труда подчеркивает: обязанность сохраняется с учетом безопасности ситуации в регионе и возможностей учреждений. На отдельных территориях осмотры переносят до восстановления плановой работы клиник, но это не отмена нормы, а вынужденная пауза с последующим соблюдением.

Когда процесс сорвался: диагностика типичных сбоев

Самый частый сбой — клиника приняла людей, а заключительного акта комиссии нет неделями. Допуск «по устному звонку медсестры» юридически пустой. Работника в этот период или не выводят на вредную работу, или фиксируют простой по вине работодателя, если предприятие само сорвало график.

Второй сбой — заключение «непригоден». Это не повод сразу увольнять. Сначала — отстранение от конкретной работы, предложение перевода на другую должность, если она есть, и только тогда — решение по статье 40 КЗоТ в связи с несоответствием по состоянию здоровья, если перевести невозможно или работник отказался.

Третий сбой — человек не пришел. Здесь нужны письменное направление, отметка об ознакомлении, фиксация неявки и приказ об отстранении без сохранения заработной платы. Устная претензия в мессенджере суду не заменит.

Счет за обязательный медосмотр в 2026 году почти всегда принадлежит работодателю. Работник платит только за бланк книжки и за то, чего закон от него не требует. Все, что стоит между этими двумя полюсами, — уже не экономия, а риск штрафа, простоя и повторной оплаты того же осмотра.

Если коротко для ежедневной работы: заключите договор с надлежащим учреждением, не собирайте деньги с людей «в конверт на медосмотр», сохраняйте средний заработок на время комиссии и не допускайте к станку, рулю или пищеблоку никого без заключения. Остальные детали — в перечне категорий, графике и первичных документах, которые проверяют первыми.