Хто оплачує медогляд працівників у 2026 році

Обов’язковий медичний огляд працівника в Україні оплачує роботодавець — і попередній під час прийняття на роботу, і періодичний протягом трудової діяльності, і позачерговий у передбачених законом випадках. Це не «добровільна турбота про колектив», а прямий обов’язок за статтею 169 Кодексу законів про працю та статтею 17 Закону України «Про охорону праці».

Працівник не повинен зі своєї кишені закривати обов’язковий огляд, а роботодавець не має права перекладати цю витрату «за домовленістю». Винятки вузькі: бланк особистої медичної книжки, самозайнята особа без найманих працівників і добровільні чек-апи, які закон не вимагає. Нижче — як ці правила працюють у 2026 році після наказу МОЗ № 1393, які податкові наслідки виникають і де компанії найчастіше помиляються.

Два різні огляди — і два різні рахунки

Перш ніж шукати, хто саме платить, варто розвести два режими, які в побуті називають одним словом «медогляд». Від цього залежить і договір із клінікою, і податкова кваліфікація витрати, і те, чи має право інспектор поставити запитання вже на вході в цех чи кухню.

Перший режим — трудовий обов’язковий медичний огляд (ОМО) працівників певних категорій. Його проходять зайняті на важких роботах, роботах із шкідливими чи небезпечними умовами праці, на роботах, де потрібен професійний добір, а також особи віком до 21 року — щороку. З 18 листопада 2025 року процедуру визначає Порядок, затверджений наказом МОЗ від 08.09.2025 № 1393. Пункт 6 розділу І цього Порядку прямо фіксує: попередній, періодичний і позачерговий огляди працівники проходять за рахунок роботодавця.

Другий режим — профілактичний (санітарний) огляд для професій, пов’язаних з обслуговуванням населення: харчування, торгівля продовольством, освіта, комунальні послуги, частина медичних і фармацевтичних посад. Його регулюють Закон України «Про захист населення від інфекційних хвороб», стаття 45 Закону «Про систему громадського здоров’я» та постанова Кабінету Міністрів України від 23.05.2001 № 559. Тут теж діє правило: обов’язкові попередні та періодичні профілактичні огляди фінансує роботодавець.

На практиці одна й та сама людина може потрапляти в обидва контури. Водій харчового виробництва — це і шкідливі фактори, і контакт із продукцією. Тоді роботодавець оплачує повний пакет, а не «половину за законом про охорону праці».

Що саме закон кладе на рахунок підприємства

Формулювання статті 17 Закону «Про охорону праці» не залишає простору для творчості. Роботодавець зобов’язаний за свої кошти забезпечити фінансування та організувати попередній огляд під час прийняття на роботу і періодичні огляди протягом діяльності. За результатами періодичних оглядів він ще й організовує оздоровчі заходи, якщо комісія їх рекомендувала.

Окремо закон вимагає оплатити позачерговий огляд: за заявою працівника, якщо той пов’язує погіршення здоров’я з умовами праці; за ініціативою самого роботодавця, якщо стан здоров’я не дозволяє виконувати обов’язки; а також у випадках, які передбачає Порядок № 1393. До цього пакета входять витрати на поглиблене обстеження при підозрі на професійне чи виробничо зумовлене захворювання, медичну реабілітацію та диспансеризацію груп ризику.

На час проходження обов’язкового огляду за працівником зберігаються місце роботи (посада) і середній заробіток. Це не «бонус доброго керівника», а гарантія статті 17 Закону «Про охорону праці» та статті 123 КЗпП.

Є нюанс, який інколи цитують бухгалтери з матеріалів 2023–2024 років. Частина 2 статті 45 Закону «Про систему громадського здоров’я» окремо називає оплату саме періодичних оглядів. З цього інколи робили висновок, ніби попередній огляд кандидата роботодавець може не фінансувати. Для трудового ОМО цей висновок суперечить статті 17 Закону «Про охорону праці» і Порядку № 1393. Для профілактичних оглядів постанова № 559 і стаття 21 Закону «Про захист населення від інфекційних хвороб» також покладають оплату на роботодавця. Безпечна позиція 2026 року однозначна: обов’язковий огляд, якого закон вимагає для допуску до роботи, підприємство оплачує саме.

Коли платить не роботодавець

Винятків мало, але саме вони породжують більшість побутових суперечок на кадровому столі.

• Бланк особистої медичної книжки. За постановою № 559 вартість бланка відшкодовує працівник закладу охорони здоров’я під час попереднього профілактичного огляду або купує новий бланк самостійно, якщо старий загублено чи зіпсовано. Огляд оплачує роботодавець, папір — працівник.
• Самозайнята особа без найманих працівників. Громадянин, який працює індивідуально, проходить профілактичний огляд і отримує книжку за власні кошти.
• Добровільний чек-ап «для всіх офісних». Якщо посада не входить ні до категорій Порядку № 1393, ні до переліку професій постанови № 559, а компанія все одно відправляє людей на розширене обстеження, це вже не обов’язковий огляд. Рахунок можна взяти на себе, але податкові наслідки будуть інші.
• Відмова чи ухилення працівника. Тут ідеться не про оплату клініки, а про зарплату: роботодавець зобов’язаний відсторонити таку особу без збереження заробітної плати і має право застосувати дисциплінарне стягнення.

Фізична особа-підприємець, яка наймає людей, у цьому сенсі нічим не відрізняється від товариства з обмеженою відповідальністю. Обов’язок фінансувати обов’язкові огляди лежить і на ФОП. Інша річ — сам підприємець як самозайнятий: для власного допуску до окремих видів діяльності він часто платить самостійно.

Як провести оплату, щоб не отримати податковий сюрприз

Правильна модель проста: роботодавець укладає договір із закладом охорони здоров’я, який має право проводити відповідний вид огляду, і перераховує кошти безпосередньо клініці. Працівник отримує направлення, проходить комісію, підприємство забирає висновок. Гроші через касу працівника в цій схемі не ходять.

Для обов’язкового огляду, який вимагає закон, вартість послуги, сплачена роботодавцем закладу, як правило, не стає оподатковуваним доходом працівника. Послуги закладів охорони здоров’я з обов’язкового медогляду при оплаті підприємством звільнені від ПДВ за підпунктом 197.1.5 Податкового кодексу. Витрата підприємства обліковується як захід з охорони праці, а не як фонд оплати праці, тому ЄСВ на неї не нараховують.

Інша картина — якщо огляд не обов’язковий або роботодавець компенсує працівникові вже сплачений ним чек. Податкова практика кваліфікує таку компенсацію як додаткове благо: ПДФО з натуральним коефіцієнтом і військовий збір, відображення в 4ДФ з відповідною ознакою доходу. ЄСВ знову ж таки не виникає, бо це не зарплата, але «чиста» компенсація для працівника раптом стає меншою, ніж він очікував.

Джерела даних таблиці: Кодекс законів про працю, Закон України «Про охорону праці», Порядок МОЗ № 1393, постанова КМУ № 559, Податковий кодекс України.

Поширені помилки, через які компанії програють перевірки

Більшість штрафів за медогляди народжуються не з «нестачі грошей», а з хибної економії на процедурі. Нижче — типові рішення, які виглядають логічними в кабінеті й небезпечними в акті Держпраці.

• «Нехай кандидат принесе довідку за свої гроші, потім відшкодуємо». Закон вимагає організувати огляд, а не компенсувати квитанцію. Для кандидата до моменту прийняття на роботу трудових відносин ще немає, тож компенсація легко перетворюється на оподатковуваний дохід. Безпечніше спочатку оформити трудовий договір, видати направлення і оплатити клініку напряму — або чітко прописати попередній огляд у договорі з медзакладом як умову допуску.
• «Офіс не шкідливий, тож ніхто нікому нічого не винен». Шкідливість визначають не відчуттям керівника, а результатами досліджень умов праці та переліком категорій, який до 1 грудня погоджують з лікарем з гігієни праці територіального органу Держпраці. Без цього переліку компанія або оглядає «всіх підряд», або пропускає тих, кого закон вважає обов’язковими.
• «Працівник сам обрав клініку дешевше». Для ОМО за Порядком № 1393 роботодавець укладає договір із надавачем, у якого працює комісія на чолі з лікарем-профпатологом. Самостійно зібрана папка аналізів не замінює комісійного висновку.
• «Медкнижку теж купимо за рахунок фірми і проведемо як огляд». Бланк — окрема історія. Його може оплатити компанія з доброї волі, але це вже не обов’язкова норма постанови № 559.
• «Не пройшов — нехай працює до п’ятниці, зміну нікому закривати». Допуск без огляду — окреме порушення. У 2026 році фінансова санкція за інші порушення законодавства про працю становить 1 мінімальну зарплату за кожен випадок, тобто 8647 грн, а за повтор протягом року — 2 мінімальні, 17 294 грн. Посадовцю додатково загрожує адміністративний штраф за частиною 5 статті 41 КУпАП.

У період воєнного стану є важливий запобіжник: якщо роботодавець повністю і в строк виконав припис Держпраці про усунення порушення, фінансові санкції статті 265 КЗпП можуть не застосовуватися. Це не дозвіл ігнорувати огляди, а лише пом’якшення на етапі реагування на перевірку.

Міні-кейс: коли «зекономили» на кандидаті

У нашій практиці ми стикалися з випадком, коли невелике виробництво харчових напівфабрикатів просило кухарів приходити вже «з книжкою». Люди платили в приватній лабораторії 1 800–2 400 грн, приносили квитанцію, бухгалтерія «повертала» суму разом із першою зарплатою. Через пів року під час перевірки з’ясувалося: частина висновків оформлена не тією комісією, бланки книжок куплені, а направлень підприємства не існувало. Компенсації довелося пояснювати як додаткове благо, кількох працівників відсторонили, а вартість повторного комісійного огляду лягла на компанію вдруге.

Дешевше вийшло б одразу укласти річний договір із ліцензованим закладом, затвердити графік і не змішувати трудовий ОМО з «довідкою для себе».

Якщо працівник уже заплатив сам

Таке трапляється постійно: терміновий вихід у зміну, вакансія «на вчора», людина сама записалася в найближчу поліклініку. Повністю ігнорувати квитанцію несправедливо. Правильно розкласти це на три кроки.

1. Перевірити, чи огляд взагалі був обов’язковим і чи відповідає документ вимогам Порядку № 1393 або постанови № 559. Довідка терапевта «здоровий» для шкідливих умов не працює.
2. Якщо документ придатний, оформити внутрішній акт і рішення про відшкодування. Бухгалтерія має заздалегідь оцінити, чи не виникне додаткове благо. Часто чистіше повторно провести людину вже за договором підприємства, а квитанцію працівника залишити як підтвердження ініціативи, а не як підставу виплати.
3. Якщо документ не придатний — не допускати до роботи, видати направлення, оплатити правильний огляд і зберегти середній заробіток на час проходження.

За моїм досвідом супроводу таких ситуацій протягом останнього циклу перевірок, інспектора цікавить не «хто першим витягнув картку», а чи є договір, погоджений перелік категорій, направлення, графік і допуск лише після висновку комісії.

Коли можна впоратися своїми силами, а коли потрібен фахівець

Кадровик і бухгалтер малого підприємства самостійно закриють типовий цикл: погодження переліку з Держпраці до 1 грудня, договір із клінікою, наказ, графік, збереження середнього заробітку, відсторонення ухильників. Юриста або консультанта з охорони праці варто підключати, коли з’являються суміщені режими (ОМО + профілактичний огляд + психіатричний чи наркологічний огляд), відмова медкомісії з рекомендацією переведення, підозра на професійне захворювання, або коли податкова вже кваліфікувала компенсацію як додаткове благо. Самодіяльність у цих вузлах коштує дорожче за годину консультації.

Чек-лист перед тим, як підписати договір із клінікою

Короткий список, яким зручно пройтися перед оплатою рахунка — і кадровику-початківцю, і досвідченому керівнику служби охорони праці.

1. Категорії працівників визначені за фактичними умовами праці, а не «на око», і перелік на наступний рік подано / погоджено з територіальним органом Держпраці.
2. Є поіменний список і наказ про організацію огляду з датами.
3. Заклад має комісію, яку очолює лікар-профпатолог за основним місцем роботи, якщо йдеться про ОМО за Порядком № 1393.
4. Договір передбачає оплату підприємством, а не збір готівки з працівників на рецепції.
5. У локальному акті зафіксовано збереження середнього заробітку і заборону допуску без висновку.
6. Окремо вирішено питання бланка медичної книжки — щоб його вартість не «загубилася» в акті виконаних робіт як частина огляду.
7. Бухгалтерія розуміє різницю між обов’язковим оглядом і добровільним чек-апом.
8. Передбачено алгоритм відсторонення тих, хто не з’явився без поважної причини.

Якщо хоча б один пункт «ні», рахунок можна сплатити, але захист під час перевірки буде дірявим. Оплата без організації — половина обов’язку.

Питання, які найчастіше ставлять працівники й бухгалтери

Чи може роботодавець у трудовому договорі прописати, що медогляд оплачує працівник? Ні. Норма закону імперативна. Умова договору, яка погіршує становище працівника порівняно із законодавством, не діє.

Чи оплачують огляд суміснику? Так, якщо його робота на цьому місці підпадає під обов’язкові категорії. Кожне робоче місце оцінюють окремо. Довідка з основного місця не завжди закриває шкідливі фактори сумісництва.

Що з водіями? Медогляд для допуску до керування і трудовий ОМО — різні контури, але обидва в межах трудових відносин фінансує роботодавець, якщо водій — найманий працівник. Передрейсовий огляд — ще один окремий обов’язок підприємства, його також не перекладають на водія.

Чи потрібен огляд дистанційному бухгалтеру в домашньому кабінеті? Сама по собі дистанційна робота не створює обов’язку трудового ОМО. Обов’язок з’являється, коли є шкідливі чи небезпечні фактори, професійний добір, вік до 21 року або робота з обслуговування населення за переліком.

Чи можна не проводити огляди під час воєнного стану? Ні. Держпраці наголошує: обов’язок зберігається з урахуванням безпекової ситуації в регіоні та спроможності закладів. На окремих територіях огляди переносять до відновлення планової роботи клінік, але це не скасування норми, а вимушена пауза з подальшим дотриманням.

Коли процес зірвався: діагностика типових збоїв

Найчастіший збій — клініка прийняла людей, а заключного акта комісії немає тижнями. Допуск «по усному дзвінку медсестри» юридично порожній. Працівника в цей період або не виводять на шкідливу роботу, або фіксують простій з вини роботодавця, якщо підприємство саме зірвало графік.

Другий збій — висновок «непридатний». Це не привід одразу звільняти. Спочатку — відсторонення від конкретної роботи, пропозиція переведення на іншу посаду, якщо вона є, і лише тоді — рішення за статтею 40 КЗпП у зв’язку з невідповідністю за станом здоров’я, якщо перевести неможливо чи працівник відмовився.

Третій збій — людина не прийшла. Тут потрібні письмове направлення, відмітка про ознайомлення, фіксація неявки і наказ про відсторонення без збереження заробітної плати. Усна претензія в месенджері суду не замінить.

Рахунок за обов’язковий медогляд у 2026 році майже завжди належить роботодавцю. Працівник платить лише за бланк книжки та за те, чого закон від нього не вимагає. Усе, що стоїть між цими двома полюсами, — уже не економія, а ризик штрафу, простою і повторної оплати того самого огляду.

Якщо коротко для щоденної роботи: укладіть договір із належним закладом, не збирайте гроші з людей «у конверт на медогляд», зберігайте середній заробіток на час комісії й не допускайте до верстата, керма чи харчоблоку нікого без висновку. Решта деталей — у переліку категорій, графіку та первинних документах, які перевіряють першими.